Thư ký Hội đồng Quản trị

1. Tổng quan vị trí 

Thư ký Văn phòng HĐQT là vị trí hỗ trợ trực tiếp Chủ tịch/HĐQT trong công tác quản lý lịch trình, điều phối thông tin và tổ chức các hoạt động điều hành. 

Vị trí đóng vai trò đầu mối tiếp nhận – xử lý – truyền đạt thông tin, đảm bảo các chỉ đạo của HĐQT được triển khai kịp thời, đồng thời hỗ trợ công tác hành chính, tài liệu và tổ chức họp một cách chuyên nghiệp, chính xác và bảo mật. 

2. Mô tả công việc 

2.1. Quản lý lịch trình & hỗ trợ điều hành 

• Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, lịch họp và các chương trình công tác của Chủ tịch/HĐQT  

• Nhắc việc, theo dõi lịch trình và đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng kế hoạch  

• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, hậu cần cho các cuộc họp và chuyến công tác  

2.2. Tiếp nhận, xử lý & kiểm soát thông tin 

• Tiếp nhận, phân loại, kiểm tra văn bản, tài liệu từ các đơn vị trước khi trình ký  

• Soạn thảo, rà soát văn bản, email, tài liệu theo yêu cầu  

• Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo tính hệ thống và bảo mật  

2.3. Điều phối & theo dõi triển khai công việc 

• Truyền đạt chỉ đạo của Chủ tịch/HĐQT đến các đơn vị liên quan  

• Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện và tổng hợp báo cáo phản hồi  

• Phối hợp thu thập thông tin, dữ liệu phục vụ công tác báo cáo định kỳ/đột xuất  

2.4. Tổ chức họp & hỗ trợ đối nội – đối ngoại 

• Tổ chức, tham gia các cuộc họp, hội nghị; chuẩn bị và phân phối tài liệu  

• Ghi chép, tổng hợp nội dung và theo dõi việc triển khai sau cuộc họp  

• Hỗ trợ Chủ tịch/HĐQT trong các buổi làm việc với đối tác, khách hàng khi cần  

2.5. Ứng dụng công nghệ & công việc khác 

• Ứng dụng các công cụ AI, công nghệ để nâng cao hiệu quả xử lý công việc  

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công; sẵn sàng đi công tác  

3. Yêu cầu ứng viên 

• Nữ, ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp  

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Kinh tế, Tài chính, Quản trị hoặc Công nghệ thông tin  

• Có tối thiểu 1-3 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký, Trợ lý TGĐ và HĐQT  

Kỹ năng 

• Kỹ năng tổ chức, quản lý công việc và kiểm soát lịch trình tốt  

• Kỹ năng giao tiếp, xây dựng và duy trì mối quan hệ (interpersonal skills)  

• Kỹ năng soạn thảo văn bản, tổng hợp thông tin và báo cáo  

• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint  

• Sử dụng được các công cụ AI trong công việc; có kiến thức sâu là lợi thế  

• Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương IELTS 6.5 trở lên hoặc các chứng chỉ quốc tế tương đương). 

Yêu cầu khác 

• Có hiểu biết về lĩnh vực chứng khoán là lợi thế  

• Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, xử lý nhiều công việc song song  

• Trung thực, cẩn trọng, đảm bảo tính bảo mật thông tin  

• Sẵn sàng đi công tác khi cần