Chuyên viên Admin (Phòng IT)

I. Mô Tả Công Việc

1. Hồ sơ và Giấy tờ

• Soạn thảo, trình ký, lưu trữ và theo dõi toàn bộ hồ sơ hành chính của phòng: hợp đồng vendor, biên bản nghiệm thu, đề xuất mua sắm và các văn bản nội bộ
• Quản lý hồ sơ thiết bị và tài sản IT: phiếu bàn giao, biên bản thu hồi, hồ sơ bảo hành và thanh lý theo đúng quy định công ty

2. Điều phối Nội bộ

• Là đầu mối tiếp nhận và chuyển tiếp các yêu cầu hành chính giữa phòng Công nghệ với các bộ phận liên quan: Kế toán, Pháp chế, Mua sắm, Nhân sự
• Hỗ trợ lên lịch họp, chuẩn bị tài liệu và theo dõi action item sau họp cho đội kỹ thuật tại văn phòng HCM

3. Theo dõi và Báo cáo

• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, nhắc hạn ký kết hợp đồng và gia hạn dịch vụ; đảm bảo không có hồ sơ bị tồn đọng hoặc quá hạn
• Tổng hợp và chuẩn bị báo cáo định kỳ về tình trạng hồ sơ, tài sản và chi phí vận hành cho trưởng phòng

II. Yêu Cầu Ứng Viên

Kinh nghiệm

• Từ 1 đến 2 năm kinh nghiệm ở vị trí admin, thư ký hoặc hành chính văn phòng
• Ưu tiên ứng viên từng làm tại công ty công nghệ, phần mềm hoặc có hiểu biết cơ bản về hồ sơ và hợp đồng
• Thành thạo Word, Excel; kỹ năng soạn thảo văn bản tốt, trình bày hồ sơ rõ ràng và đúng quy cách
• Tỉ mỉ, có hệ thống trong quản lý hồ sơ; chủ động theo dõi deadline mà không cần nhắc

III. Quyền Lợi

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp trong lĩnh vực tài chính công nghệ
• Bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp đầy đủ; bảo hiểm sức khỏe và team building hàng năm