I. TỔNG QUAN VỊ TRÍ
Đây là vị trí kết hợp giữa vận hành nhân sự và quản lý hành chính văn phòng tại Hà Nội, đóng vai trò đầu mối điều phối các hoạt động HCNS hằng ngày, đảm bảo văn phòng vận hành trơn tru và nhân sự được hỗ trợ kịp thời. Vị trí phù hợp với ứng viên năng động, tỉ mỉ, có khả năng xử lý đa nhiệm và giao tiếp tốt bằng cả tiếng Việt lẫn tiếng Anh.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Vận hành Nhân sự (50%)
- Thực hiện và theo dõi các nghiệp vụ nhân sự phát sinh: tiếp nhận, onboarding, quản lý hồ sơ, điều chuyển, thôi việc và các thủ tục liên quan theo quy định.
- Hỗ trợ tuyển dụng: đăng tin, sàng lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn và theo dõi tiến độ tuyển dụng.
- Tổ chức onboarding cho nhân sự mới: chuẩn bị hồ sơ, phối hợp bàn giao thiết bị, tài khoản, chỗ ngồi; hướng dẫn nội quy và các thủ tục nhận việc.
- Hỗ trợ triển khai hoạt động đào tạo và phát triển: tổ chức lớp học, theo dõi danh sách tham gia, tổng hợp kết quả và lưu trữ hồ sơ đào tạo.
- Theo dõi hợp đồng lao động, thử việc, đánh giá sau thử việc, biến động nhân sự, nghỉ phép và các thủ tục quan hệ lao động liên quan.
- Phối hợp với bộ phận C&B trong việc cung cấp và đối soát thông tin nhân sự phục vụ chấm công, tiền lương, BHXH và phúc lợi (không trực tiếp phụ trách nghiệp vụ C&B).
- Hỗ trợ các hoạt động gắn kết nhân viên, truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp.
- Tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo nhân sự định kỳ và thực hiện các công việc vận hành khác theo phân công.
2. Hành chính Văn phòng (50%)
- Quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động hành chính văn phòng tại Hà Nội: văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý con dấu và tài liệu nội bộ.
- Theo dõi, đặt mua và quản lý văn phòng phẩm, thiết bị và tài sản văn phòng; kiểm soát chi phí hành chính theo ngân sách được giao.
- Là đầu mối tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hành chính từ các phòng ban; phối hợp với IT, kỹ thuật, Ban quản lý tòa nhà và các đơn vị liên quan để xử lý sự cố cơ sở vật chất.
- Tổ chức và hỗ trợ hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện nội bộ, chương trình đào tạo và hoạt động văn hóa doanh nghiệp.
- Quản lý và theo dõi các hợp đồng dịch vụ văn phòng: vệ sinh, bảo vệ, bảo trì thiết bị và các nhà cung cấp hành chính khác.
- Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị và không gian làm việc; đề xuất phương án sửa chữa, thay thế hoặc bổ sung khi cần thiết.
- Thực hiện các công việc hành chính phát sinh và nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý.
